Akákoľvek vážna udalosť si vyžaduje minimálne minimálne plánovanie. Ak chcete usporiadať detskú párty, večer stretnutia absolventov alebo priateľskú párty, musíte venovať čas rozpočtu, výberu a príprave priestorov, premýšľaniu nad hrami a súťažami. Čím dôkladnejšie plánovanie vykonáte, tým bude udalosť efektívnejšia a nezabudnuteľnejšia.
Inštrukcie
Krok 1
Stanovte si jasné a stručné ciele. Musíte si predstaviť, pre koho a prečo sa akcia koná. Prvý blok cieľov sa týka toho, čo chcete dosiahnuť. Je to do značnej miery určené všeobecným smerom udalosti. Myslite tiež na ciele týkajúce sa účastníkov: čo budú musieť urobiť, aké úlohy sa budú musieť robiť atď. Zbytočné stretnutie sa môže zmeniť na sivú a nudnú zábavu.
Krok 2
Vytvorte tím, ktorý prevezme zodpovednosť za organizáciu podujatia. Distribuujte funkcie medzi organizátorov. Za výber priestorov a ich dizajn bude zodpovedný niekto. Ostatní si budú musieť zaobstarať potrebný materiál, potraviny a ďalšie príslušenstvo. Ak plánujete priateľský večierok, pravdepodobne budete potrebovať au pair.
Krok 3
Popremýšľajte nad formou podujatia a dôsledne dodržujte akceptovaný formát. Môže to byť domáci obchodný seminár, firemný večierok, stretnutie spolužiakov, novoročná alebo detská párty. Každá forma vyžaduje samostatnú prípravu a premyslené zloženie účastníkov. Návštevníci podujatia by si mali byť vedomí toho, čo ich na stretnutí čaká. Účastníci by sa nemali nechať oklamať.
Krok 4
Vytvorte odhad nákladov. Zahrňte do zoznamu náklady na prenájom priestorov, nákup príslušenstva, jedla a platby za služby tretích strán. Zvážte zdroj financovania podujatia. V najjednoduchšom prípade môže byť riešením kapitálové financovanie od každého účastníka. Predaj lístkov alebo usporiadanie lotérie pomôže splatiť vážnejšie stretnutie.
Krok 5
Vytvorte program podujatí. Uveďte kroky pre organizátorov, prednášateľov a účastníkov. Dobre premyslený scenár vás zachráni pred nepríjemnými pauzami, stopovaním a inými nedorozumeniami.
Krok 6
Pripravte pozvánky pre účastníkov. Do tejto fázy by ste mali presne poznať dátum, čas a miesto konania. Na formálne udalosti bude potrebné vopred písomné pozvanie. V prípade menej významných udalostí môže stačiť zavolať hostí zo zoznamu. Je vhodné tak urobiť pár dní pred podujatím, aby mal každý človek čas na zmeny vo svojich profesionálnych a osobných plánoch.
