Pri plánovaní svojich aktivít nezabudnite vziať do úvahy čas prípravy. Aj tá najjednoduchšia konferencia pre päť až desať ľudí si vyžaduje jasnú organizáciu a načasovanie. Okrem toho bude pre oddelenie oveľa jednoduchšie pracovať s predbežným plánom.
Inštrukcie
Krok 1
Okamžite napíšte akčný plán na daný rok. To umožní, po prvé, vypočítať približný rozpočet. Po druhé, rozdeliť množstvo práce medzi zamestnancov. Po tretie, ak plánujete prilákať sponzorov, okamžite im pošlete kompletný zoznam, aby si mohli vybrať propagáciu podľa svojich predstáv.
Krok 2
Rozložte si plán činnosti podľa mesiaca. Najskôr napíš ročné, trvalé. Potom nové, ktoré sa predtým nekonali. Lepšie je vytvoriť tabuľku v programe Excel. Toto vám umožní upravovať plán pri pridávaní nových prom.
Krok 3
V tabuľke vytvorte sedem stĺpcov a toľko riadkov, koľko je naplánovaných udalostí. Prvý stĺpec je poradové číslo. Vymenujte to jednoducho Nie. Druhým je názov udalosti. Tretím je dátum konania. Štvrtý je popis. Piatym je rozpočet. Šiestym je meno a priezvisko manažéra zodpovedného za organizáciu. Siedma je noty. Sem napíšete všetky užitočné informácie, ktoré ste v predchádzajúcich bunkách nezakryli.
Krok 4
Štvrtý stĺpec „Popis“vyžaduje dešifrovanie. Umiestnite tam hrubý plán akcie. Koľko hostí bude pozvaných. Bude to bufetový stôl alebo banket. Uveďte miesto konania (konferenčná miestnosť, reštaurácia, hotelová hala). Napíšte, ktoré spoločnosti môžu byť priťahované ako sponzori. Aký je účel udalosti. Musím si vopred objednať suveníry a pozvánky. To všetko pomôže organizácii podujatia a jeho schváleniu vedením.
